중요성과 긴급성에 따른 우선순위 매기는 법

🔰 우리가 매번 시간 관리에 실패하는 이유

 

우리는 아래와 같을 때 시간 관리가 절실하다. 

① 해야 할 일이 너무 많은데 그것을 한정된 시간 내에 효율적으로 처리하고 싶을 때

② 스케쥴러에 엉켜버린 해야 하는 일과 하고 싶은 일을 배분하고 싶을 때

③ 하고 싶은 일이 많을 때 전체 시간 중 어떤 비중으로 해야 할지 고민될 때

 

하지만 시간관리를 시작하려고 하면 어디서 시작해야 할지 막막할 때가 있다. '시간'을 어떻게 배치해야 할지 잘 모르기 때문이다. 그저 머릿속에 떠오르는 일들을 마구 배치하는 경우도 있고, 컨디션에 따라 해야 할 일들을 까먹은 채 엉성하게 배치를 하기도 한다. 일을 배치하면서 무엇이 효율적인지에 대해서 크게 생각을 하지 않기 때문에 실행단계에 들어가서야 다시 일을 재배치하는 경우도 매우 흔하다. 이 모두가 시간 관리에 실패하는 이유이자 시간 관리를 어렵게 만드는 이유가 된다.

 

하지만 이는 ‘사람의 기억력’과도 관계가 있다. 우리가 시간 관리에 실패하는 이유는 정말로 내가 배치 방법을 모르기 때문일 수도 있지만, 많은 경우에는 한 번에 너무 많은 일을 동시에 생각하기 때문일 수도 있다. 최근 연구에 따르면 사람이 한 번에 생각할 수 있는 것의 개수는 최대 3~4개를 넘지 못한다고 한다. 여기서 주목해야 할 부분은 ‘최대’이다. 사람이 항상 3~4개의 생각을 동시에 하면서 살아가는 것이 일반적인 것은 아니라는 점이다.

 

그렇기 때문에 우리는 익숙하지 않은 일을 할 때에는 항상 단계를 나누어 한 번에 한 가지 일만 처리하는 것이 중요하다. 한 번에 하는 일의 개수는 1개로 만드는 습관을 가지자. 이는 집중력과도 큰 연관이 있고, 효율적으로 일을 처리하는 조직 체계가 가지고 있는 공통점이기도 하다.

 

 

🔰 시간관리의 고전, 아이젠하워 시간 관리법

어느 분야에나 ‘고전’이라고 불리는 것이 있다. 단순하게 오래되었다 는 의미가 아니라, 한 분야의 기틀을 다진 내용을 가진 것을 일컫는 말이다. 시간 관리 분야에서의 고전에 해당하는 것은 바로 ‘아이젠하워 원칙’이라고 할 수 있다.

아이젠하워는 일을 할 때는 항상 책상을 4 등분하여, 할 일부터 분류했다고 한다. 그중 첫 번째는 할 일 목록에서 삭제할 일이었고, 두 번째는 부하에게 맡겨(위임하여) 처리할 일이었으며, 세 번째는 미루어두었다가 나중에 처리할 일이었다. 네 번째는 지금 당장 처리해야 하는 일이었다.

 

이때 일을 분류하는 기준은 ‘중요성(Important)’과 ‘긴급성(Urgent)’이었다. 즉 ①중요하지도 긴급하지도 않은 일은 버리고, ②긴급하지만 중요하지 않은 일은 위임하였으며, ③중요하지만 긴급하지 않은 일은 미루어두었다가 직접 처리하였고, ④중요하고 긴급한 일은 즉시 직접 처리를 한 것이다.

 

즉 아이젠하워 원칙은 중요성과 긴급성을 기준으로 일을 분류하여 시간 관리를 하는 내용으로 이해할 수 있다. 이를 통해 ‘현재 내가’ 집중하여 처리해야 할 일이 무엇인지를 명확히 알 수 있게 되기 때문이다.

 

 

🔰 아이젠하워 원칙을 바로 적용하기 어려운 이유

그러면 우리도 이제 아이젠하워 원칙을 배워서 시간 관리를 할 때 바로 적용을 할 수 있을까? 아쉽게도 아이젠하워 원칙에서는 바로 적용하기 어려운 부분이 있다. 바로 ‘위임 (Delegate)’ 부분이다. 아이젠하워와 같이 유능한 부하가 많은 경우라면 모르겠지만, 혼자 일을 하는 경우이거나 회사 내에서 직급이 낮은 경우 라면 누군가에게 일을 위임하는 경우를 생각하기는 어렵기 때문이다.

 

그러나 아이젠하워 원칙을 그렇게 단편적으로만 파악할 것은 아니고, 어떤 원리로 일을 나누었고 왜 직접 처리하지 않고 다른 사람에게 일을 맡겼는지 그 이유를 알 수 있다면, 우리 상황에 맞게 충분히 변형해서 적용할 수 있을 것이다.

 

① 아이젠하워 원칙에서 배워야 할 점은, 일을 분류하는 기준인 중요성과 긴급성이다.

 

여기서 ‘중요성’은 일반적으로 볼 때 중요한 일이 아니라, 시간 관리를 하는 ‘나’를 기준으로 볼 때 중요한 일을 의미한다. 즉 그 사람의 라이프스타일이나 가치관에 따라 중요한 일이 무엇을 의미하는지 달라질 수 있다는 의미다. 예를 들어 사회성이 있고 다른 사람과 어울리는 것을 좋아하는 사람이라면 독서클럽에 나가는 게 중요한 일이 될 수 있다. 하지만 혼자 있는 시간을 즐기는 사람이라면 조용한 집에서 음악 감상을 하는 일이 중요한 일이 될 수도 있는 것이다.

 

‘긴급성’이란 당장 그 일을 처리하지 않으면 좋은 결과를 얻을 수 없거나 그것을 넘어 내게 손실 또는 불이익이 생기는 일을 의미한다. 무엇이 긴급한 일인지도 그 사람의 직업이나 가치관 등에 따라 달라진다. 메일에 회신하거나 전화받는 일을 예로 들면, 경영자나 관리자의 입장에서는 긴급한 일이 아니어서 뒤로 미룰 수 있겠지만 고객 불만을 처리하는 부서의 직원이라면 그것이 가장 긴급한 일이 되어 즉시 처리해야 할 것이다.

 

② 다음으로는 일을 처리하는 방식이다.

아이젠하워는 사령관, 대통령으로 일을 했기 때문에 긴급하지만 중요하지 않은 일을 다른 사람에게 맡겼다고 바로 결론을 내릴 수도 있겠지만, 그보다 왜 그러한 선택을 했는지 그 이유를 생각해보는 것이 더 중요하다. 여기에는 두 가지 이유가 있다.

 

첫째는 결과의 퀄리티를 고려했다는 점이다.

어떤 일을 할 때 대부분의 성과가 만들어지는 최고의 시간대는 사람마다 다르지만 하루 중 20% 정도에 집중되어 있다. 예를 들어 어떤 사람은 출근 직후 9시부터 점심식사 전까지 하루 중 중요한 일을 재빠르게 해치우는 반면, 어떤 사람은 점심식사 후 오후 3~4시가 되어서야 일의 효율이 높은 경우가 있는 것이다. 나는 오전 중에는 여유롭게 별로 어렵지 않은 일들을 처리하지만, 오후 4시부터 2시간 정도는 정말 모든 에너지를 쏟아야 하는 일들을 미루어두었다가 처리한다.  즉 그 시간 외에는 내가 직접 처리를 하더라도 최고의 퀄리티를 보장할 수는 없는 시간대도 존재를 하는 것이다.

 

이렇게 생각을 하면 긴급하지만 중요하지 않은 일은 반드시 다른 사람에게 맡기는 것이 아니라, 최고의 효율이 나오는 시간대 외에 처리를 하는 이상, 누가 처리를 하더라도 큰 상관이 없다는 결론을 얻을 수 있다. 즉 부하직원이 없는 사람이라도 일효율을 발휘하는 최적의 시간대 외에 그 일을 내가 직접 처리한다면, 이 원칙을 자신의 상황에 맞게 적절하게 변형하여 사용하고 있는 것으로 이해할 수 있을 것이다.

 

둘째는 과도하게 일이 몰려서 생각하는 것이 정지되거나 스트레스를 심하게 받는 것을 막고자 한 것이다.

이게 무슨 당연한 말인가라고 생각할 수도 있지만, 이 부분은 단순히 일을 다른 사람에게 맡겼다는 뜻이 아니라, 머릿속에 ‘이 일은 내가 직접 하지 않아도 되는 일’이라는 폴더를 만들어서 그곳에 일들을 모조리 집어넣어 머릿속을 깨끗하게 만드는 것이 더 큰 목적이라는 의미다.

 

예를 들어 메일 10통에 답장을 해야 하는 상황이라고 하자. 이때 이 일들을 10개라고 인식하는 것과 이것들을 한데 모아서 ‘메일 회신하기 1개’라고 생각하는 것은 일이 주는 스트레스뿐 아니라 효율에서도 큰 차이를 갖는다. 나는 유튜브와 SNS를 모두 운영하기 때문에 하루 동안 댓글과 메일, 다이렉트 메시지, 쪽지 등을 합치면 수백 통의 메시지를 받는다. 이 중 정말 시급하게 업무적으로 처리해야 하는 메시지를 분류하는 것도 굉장히 많은 시간과 수고가 필요한데, 가령 ‘500개의 메시지를 모두 읽고 업무 관련 메시지인 것을 가려내기’라고 생각한다면 도저히 버티기 어려울 것이다.

 

 

 

🔰 중요성과 긴급성에 따른 우선순위 매기기

내가 해야 할 일, 하고 싶은 일이 정리가 되었다면 이제부터는 일들에 우선순위를 매길 차례다.

 

1순위: 중요하고 긴급한 일

내가 정한 중요한 가치에 비추어 판단할 때, 최선의 결과를 내야 하는 중요한 일이고 또한 당장 처리를 하지 않으면 이익을 얻지 못하거나 불이익을 받을 우려가 있는 일을 의미한다. 직장인의 경우라면 일, 통상 업무 같은 것이 여기에 해당할 것이다. 

 

2순위: 중요하지만 긴급하지 않은 일

일의 퀄리티, 즉 결과물이 매우 중요해서 내가 최고의 컨디션일 때 직접 처리하는 게 바람직하지만 지금 당장은 하지 않아도 심각한 불이익은 없는, 상대적으로 여유가 있는 일들이 여기에 해당한다. 직장인의 경우라면 ‘자기계발’이 통상 여기에 해당하고, 이 2순위의 일을 언제 어떻게 하느냐에 따라 자기 계발뿐 아니라 삶의 만족도가 확연히 달라진다. 

 

3순위: 중요하지 않지만 긴급한 일

중요성이 1, 2순위의 일보다 떨어지거나, 더 중요한 1, 2순위의 일 때문에 부득이하게 후순위에 둔 일로써, 급히 처리하지 않으면 이익을 얻지 못하거나 불이익이 큰 경우를 말한다. 다만 여기서의 ‘긴급’은 1순위에서의 긴급과는 의미가 달라질 수 있다. 만약 내가 직접 처리해야 하는 일은 아니어서 다른 사람에게 맡겨도 되는 것이라면 여기에서 긴급성은 ‘지금 당장 처리해야 하는 것’이라는 의미, 즉 1순위와 동일한 의미가 될 것이다. 하지만 내가 직접 모든 일을 처리해야 하는 경우라면 1순위의 일을 우선적으로 처리해야 하기 때문에, 3순위에서의 긴급성은 ‘1순위의 일을 모두 처리한 후에 가장 빠르게’ 처리해야 한다는 의미가 된다.

 

직장인의 경우에는 업무 관련 메일 등 연락에 회신을 해야 하는 일과 같이, 반복적으로 일어나지만 내 직접적인 업무와는 조금 거리가 있는 일들이 여기에 해당한다. 물론 고객응대나 비서업무와 같이 연락을 받거나 회신을 하는 일이 주된 업무인 경우에는 이런 일들을 1순위로 봐야 할 것이다. 한편 기획부서에서 근무를 하는 사람들의 경우에는 업무 회신 같은 일들을 일률적으로 1순위나 3순위로 분류하기 어려운 경우도 많을 것이다.

 

🔰 여기서 주의해야 할 점 시간 관리에 실패하는 요인은 굉장히 다양하지만, 대부분의 경우는 이 3순위의 일과 2순위의 일을 바꿔서 처리하는 것에서 비롯된다. 즉 중요하지만 급하지 않은 일을 3순위로 놓고 처리하고, 중요하지 않은 데 급하기만 한 일을 2순위로 놓아 우선적으로 처리하는 것이다. 몰려 오는 업무 회신, 메일 처리에 치이다 보니 이미 시간 또는 에너지를 모두 쓴 경험이 있지 않은가? 별로 중요한 일도 아닌 소위 ‘잡일’ 하나를 처리하느라 정작 중요한 일은 시작도 못한 채 하루를 보낸 일이 있지는 않은가? 멀기만 할 뿐 내 주된 업무와는 큰 관계도 없는 행사나 출장에 다녀오느라 야근을 해가며 일을 한 경우는 없는가? 이렇게 일을 처리 할 경우 장기적으로는 큰 이익을 보지 못하거나 오히려 불이익만이 쌓일 수가 있다. 물론 긴급하다고 생각될 정도로 불안함을 느끼는 일을 먼저 처리하려는 게 자연스러운 사람의 본능이라는 것을 부정할 수 없 다. 그러나 시간 관리를 비롯하여 모든 ‘관리’는 이성적인 사고로 그러한 본능을 누르는 것에서 시작된다는 점을 생각해보면, 급한 일보다 중 요한 일을 2순위에 놓는 이유를 이해할 수 있을 것이다.

 

4순위: 중요하지도 긴급하지도 않은 일

아이젠하워는 4순위 일을 삭제(Delete)하였다고 했지만, 굳이 처리해야 할 다른 일이 없는 경우에까지 그럴 필요는 없을 것이고, 이는 가장 마지막 순위 의 일이라는 의미를 강조한 것으로 이해하면 된다.

 

중요성과 긴급성에 따라 4순위로 일을 나누었다면 이제 색깔로 표시를 해보자. 사람의 기억은 색깔이나 이미지에 훨씬 쉽고 빠르게 반응한다. 글자라는 것은 원래는 사람이 몰랐던 것을 교육을 통해 배운 것이지만, 눈으로 들어오는 색상이 나 형태는 누가 가르쳐주지 않아도 바로 알 수 있는 것이기 때문이다. 따라서 ‘1순위’, ‘2순위’와 같이 글자를 적어 순위를 표시하는 것보다 색깔로 표시하는 것이 더 직관적이고 구별이 쉽다.

 

 

 

 

 

 

* 출처: 일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다

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