방해 요소가 있더라도 어떻게든 일을 끝내는 방법

일이 하기 싫은 이유는 다양하다. 온종일 회의를 하느라 혼이 나가서, 어디서부터 시작해야 하는지 모르겠어서, 왜 해야 하는지를 모르겠어서, 내 일이 아닌데 맡게 되어서 그리고 그냥 막연하게 하기 싫어서, 등. 일단 하기는 해야 하는데, 심리적이로든 업무적이로든 장애물이 많으면 힘부터 빠진다.

사실 결론은 정해져 있다. 주어진 일을 (오늘이든, 미뤄서 내일이든) 마쳐야만 한다. 그렇다면 어떻게 해야 녹슨 버튼처럼 뻑뻑해진 업무모드 버튼을 ON으로 돌려놓을 수 있을까? 하기 싫지만 어떻게든 일을 끝내야 할 때, 방해 요소가 있더라도 높은 집중력을 발휘할 수 있는 구체적인 팁을 소개한다.

ⓒProphsee Journals

TIP 1. 오늘 해야하는 일의 우선순위를 정한다(*너무 중요해서 또 다시 소개해요)
상상해 보자. 당신은 출근을 해서 책상에 앉았다. 메신저를 로그인했는데 끊임없이 새로운 메일과 톡이 밀려 들어온다. 예상치 못한 빨간 알람들에 마음이 급해져 회신하느라 정신없이 시간을 보내게 된다. 팝업처럼 등장하는 자잘한 업무에 신경을 빼앗기다 보면, 정작 중요한 일은 시작도 못하게 된다.

출근과 동시에 방해요소에 흔들리지 않기 위해선, 우선 오늘 해야 하는 일을 가장 먼저 정리해보면 좋다. 오늘 해내야 하는 업무의 전체 지도를 그린다고 생각하면 쉽다. 방해 요소가 끊임없이 들어와도 (조금이나마 적게 흔들리게 만들어 줄) 큰 방향을 먼저 설정하는 것이다. 정신없이 쏟아지는 업무 리스트 중에서 아래처럼 우선순위를 나눠보면 좋다.

1) (가장 먼저 처리해야 하는) 중요하면서 급한 일
2) 중요하면서 급하지는 않은 일
3) 중요하지 않으면서 급한 일
4) 중요하지 않고 급하지도 않은 일

우리는 '가장 먼저 처리해야 하는 중요하면서 급한 일'을 먼저 해야 하는 것을 알지만, 때로는 '급하기만 한 일'을 먼저 해결하는 경우가 생긴다. 바로 아침에 도착하는 알람과 메일 같은 경우가 그렇다. 자잘한 업무에 혼란을 겪지 않기 위해서는, 우선 당면한 일이 '중요한 일인가? 아니면 급한 일인가?'를 먼저 결정해야 한다. 그러한 점을 고려하여 일의 우선순위를 정하는 것이다.

먼저 '중요도+긴급도'에 맞춰 위와 같이 4단계로 업무를 나눴다면, 가장 먼저 4) 중요하지 않으면서 급하지도 않은 일은 삭제한다. 그리고 나머지 3가지를 가지고 업무의 우선순위를 ABC로 분류해 리스트를 작성해보자. A는 업무 중요성도 높고 반드시 신속하게 실행해야 하는 일, B는 업무 중요성은 높지만 A만큼은 시급하지는 않은 일이다.(A를 우선 처리해야 하지만, 그렇다고 B 업무를 마냥 미뤄둘 수는 없다.) C는 얼마간 미뤄두거나 일처리를 지연한다 해도 큰 지장이 없는, 중요성도 별로 높지 않은 일이다.

이렇게 ABC로 업무 분류를 마쳤으면 같은 A 업무라도 좀 더 세부적으로 들어가서 우선순위를 정해야 한다. A 업무에 네 가지 과제가 있다면 그 네 가지 과제에 대해 우선순위를 다시 정하는 것이다. A1, A2, A3, A4와 같이 A 범주 내에서도 처리해야 하는 순위를 세분화해서 정해두면 일처리 순서를 고민할 필요가 없다. 동시에 처리하는 것이 효율적인 업무끼리 묶을 수 있다. 가령 A2 업무와 B3 업무를 같이 할 경우 훨씬 빨리 끝낼 수 있다면 다소 중요도는 떨어지지만 B3 업무를 동시에 처리하는 유연성도 필요한 것이다. 그럴 경우 A2 + B3로 작성해두면 좋다.

ex. 중요도 A	중요도 B	중요도 C
A1. 내년도 업무 계획 작성(~12.16)	B1. 웹사이트 방문자 분석(1월 초)	C1. 도서 입고 신청하기(1월 말까지)
A2+B3. 국내 시장조사 + 시장 점유율 자료 수급(~12.23)	B2. 고객사 요청 자료 분석	C2....
A3. 월간보고서 내용 수정을 위해 유관부서 확인(~12월 내)	B3. 시장 점유율 자료 수급(~12.23)	C3...

TIP 2. 가볍게 할 수 있는 일을 먼저 한다
아무리 집중을 하려고 해도 되지 않을 때는, 생각없이 해낼 수 있는 가벼운 일을 먼저 한다. 특히 30분 이내의 적은 노력이 소요되는 일은 자투리 시간을 활용하여 매듭짓거나, 집중이 도무지 되지 않을 때 매듭짓는다. 금방 할 수 있는 작은 일도 여러 개가 모이면 쉽사리 처리하지 못하게 되고, 결국 To-Do 리스트에 지워지지 않고 고스란히 남기 때문이다.

10분에서 30분 내로 처리할 수 있는 업무는 점심시간 전후나 퇴근시간 전후에 하는 것도 효과적이다. 이 시간은 회사가 전체적으로 다소 주의가 산만한 분위기가 되기 때문에, 부산한 분위기 탓에 집중 업무를 하기 힘들다. 따라서 이런 시간에는 간단하게 단시간 처리할 수 있는 일을 먼저 끝내는 것도 방법이다. 집중 업무 사이에 틈새 시간을 이용해서 귀찮은 일들은 빨리 떨쳐버림으로써 '이제 이 일은 신경 쓰지 않아도 되는 문제'로 여길 수 있다.

하지만 주의할 점이 있다. 단기 업무를 끝낼 때는 한 가지 업무를 완벽하게 완료하고 다음 업무를 시작하는 것이 좋다. 보통 가볍게 할 수 있는 일은 쉽게 보기 때문에 두세 가지 일을 동시에 진행하는 경우가 있다. 물론 업무 특성에 따라 멀티 태스킹이 필요하거나 그렇게 일하는 것이 효과적인 경우도 있지만, 일반적으로는 멀티태스킹은 집중도를 떨어뜨리고 주의를 산만하게 한다. 그러다 보면 나도 모르게 생산성이 떨어지고, 예상치 못한 곳에서 자잘한 실수가 일어나기도 한다.(집중이 되지 않아 선택한 일이기 때문에 실수의 가능성이 더 높아진다) 가능하면 단기간에 끝낼 수 있는 일은 먼저 끝내고, 다른 일을 시작하는 것이 좋다.



TIP 3. 예상치 못한 일을 마주했을 땐, 문제를 잘게 분해한다
큰 문제와 맞닥뜨렸을 때는 그 문제를 되도록이면 잘게 분해해 보자. 그러면 ‘뭐야, 별거 아니잖아’ 하는 마음이 될 수 있다. 큰 문제는 머릿속에서 최대한 잘게 나누는 것이 포인트다. 산산조각 내 버리면 처음에는 크게 보였던 문제도 하나씩 하나씩 간단히 해치울 수 있는 문제라고 생각할 수 있다.

스탠퍼드대학의 앨버트 밴듀라는 7세에서 10세 아이들을 모아 절반에게는 “총 258쪽의 산수 문제집을 전부 풀어 주세요”라고 부탁했다. 그러나 258쪽이나 되었기 때문인지 마지막 문제까지 푼 아이는 55%뿐이었다. 밴듀라는 나머지 절반의 아이들에게는 문제를 잘게 나누어 주기로 했다. 즉 “매일 6쪽씩 풀어 주세요”라고 부탁한 것이다. 매일 6쪽씩 풀다 보면 258쪽의 문제집도 한 달 반이면 가능하다. 이 경우, 아이들은 74%가 문제집을 전부 풀었다고 밴듀라는 말한다. 큰 문제도 작게 나누어 버리면 전혀 무서울 게 없다. 어쨌든 눈앞에 있는 것은 작은 문제일 뿐이니까.

작은 문제를 하나씩 하나씩 해치우다 보면 최종적으로는 큰 문 제도 해치울 수 있게 된다. 큰 문제가 닥치면 사람들은 대부분 ‘아무래도 이건 무리야’ 하며 금세 체념하기 쉬운데, 그때가 바로 멘탈 팁이 등장할 때다. 갑자기 방대한 양의 보고서를 써오라는 일이 (예상치 못하게) 생겼다면, 매일 n쪽씩 정리하기 등으로 업무를 잘게 분해해보자. 머릿속에서 작게 나누어 버리면 큰 문제가 전혀 아니라는 생각이 들 것이다



TIP 4. 집중이 되지 않을 때는 주변 환경을 바꿔 본다
집중을 방해하거나 일을 더 하기 싫게 만드는 요소는 사전에 차단하는 것이 좋다. 예를 들면 책상엔 일하는 데 필요한 것 이외에는 두지 않는 게 이상적이다. 의지의 힘으로 유혹을 이겨내는 것이 아니라 의지의 힘을 빌리지 않아도 되는 환경에 몸을 두자.

자기효능감을 높이는 방법의 하나로 ‘대리 강화’가 있다. 자기가 하고 싶은 것을 타인이 이룬 모습을 보며 ‘나도 할 수 있다’라는 기분을 갖는 것이다. 회사에서 도무지 집중이 되지 않는다면, 공용 데스크로 가서 업무를 이어가 보자. 대리 강화가 저절로 이뤄질 수 있다. 더불어 재택근무를 하고 있다면 카페나 도서관에 가면 좋다. '해야 하는' 환경에 놓이면 집중력이 높아진다. 그러니 억지로 집중력을 높이려 하지 말고 환경을 바꿔 보는 것이다. 특히 자신과 같은 목표를 갖고 열심히 하는 사람이 있는 환경이 최고다.

주위에서 모두 열심히 하면 나도 해야겠다는 작은 의욕이 생긴다. 환경을 선택하는 데에도 심혈을 기울이자. 내 안의 갈등 상황을 만들지 않고도 자신을 바꿀 수 있다는 점이 포인트다.


/

* 함께 읽으면 도움이 되는 아하레터 '목표 설정' 콘텐츠
- 중요성과 긴급성에 따른 우선순위 매기는 법
- [업무 모드 ON] 짧은 시간에 확실하게 일 끝내기


* 출처:
- 빅워크, 모닝루틴, 읽으면 진짜 S.M.A.R.T 신입사원 되는 책, 모든 고민이 별것 아니게 되는 아주 작은 심리 습관

---

Copyright 2022. 찰리 길키, 쓰카모토 료, 조세형, 나이토 요시히토 All rights reserved. / 본 사이트에 게재된 콘텐츠는 (주)위즈덤하우스에서 관리하고 저작권법에 따라 보호되는 저작물입니다. 사전 동의 없는 무단 재배포, 재편집, 도용 및 사용을 금합니다. 좋았던 부분을 공유하고 싶다면 링크를 활용해 주세요.
aha.contents@wisdomhouse.co.kr