일 잘하는 사람이 사용하는 시간관리 3단계

 

🔰 일 잘하는 사람 VS 일 효율이 떨어지는 사람

일을 잘하는 사람들에게는 큰 공통점이 하나 있다. 바로 일의 우선순위가 명확하다는 것이다. 이는 쓸데없는 일에 시간을 뺏기지 않고, 하지 않아도 될 일에 시간을 뺏기지 않는 것으로도 이미 충분히 많은 시간을 확보할 수 있게 될 뿐 아니라, 정말로 시간을 쏟아야 할 중요한 일에 시간을 투자할 수 있다는 뜻이다. 

 

반대로 업무 효율이 떨어지는 사람들 중에는 어떤 일을 해야 하는지 명확하게 정리되지 않아 실제 일을 할 때 써야 할 두뇌 공간과 에너지를 일을 떠올리고 분류하는 데 쓰는 경우도 많다. 의외로 일을 꽤 오래 한 사람들이 많이 겪는 문제인데 그동안의 경험, 속된 말로 ‘짬’이 있기 때문에 별다른 계획이 없더라도 하루하루 반복되는 업무 정도야 별 무리 없이 처리할 수 있을 것이라 착각하는 경우가 많다. 실제 그런 사람들은 정말 일을 하느라 시간을 쓰는 것이 아니라, ‘다음에 해야 할 일이 무엇인지’ 생각하고 ‘그것이 다음에 할 일로 적합한지, 더 중요하거나 급한 일은 없는지’ 끊임없이 체크하는데 많은 시간을 쓰게 된다.

 

이런 안 좋은 습관을 가진 사람들은 단지 이런 일에 시간만 낭비하는 것이 아니라, 불필요한 스트레스를 받고 두뇌의 정보처리에서 부담을 받게 된다. 이는 결국 일의 효율을 떨어뜨리는 결과로 이어진다. 반면 일을 잘하는 사람들은 우선순위를 매기기 위해 할 일들부터 명확하게 정리를 해둔다.

 

 

🔰 우리가 시간 관리에서 가장 먼저 알아야 할 것

시간 관리에서 가장 중요한 부분은 결과를 내는 것, 즉 아웃풋을 만드는 것이라고 할 수 있다. 내가 시간을 잘 쓰고 있다는 만족감만을 느끼기 위한 경우를 제외하면, 그것이 업무든 취미생활이든 외부에 드러 나는 결과물로 시간 관리가 잘 되었는지 안 되었는지를 판단하기 때문이다.

 

효율적인 아웃풋을 만드는 시간 관리를 위해서는 꼭 지켜야 할 것들이 있다. 또 어떻게 해야 시간 관리를 잘할 수 있는지 도움을 받을 수 있는 방법도 있다. 하고 싶은 일과 해야 하는 일을 구분하도록 도와주는 만다라트 계획표나, 일의 우선순위를 세워주는 아이젠하워의 법칙 등의 예시가 있지만, 그 이야기를 하기 전에 일 잘하는 사람들이 시간관리를 할 때 반드시 거치는 '3가지 단계'를 먼저 소개한다.

 

 

🔰 시간 관리의 단계를 나누는 이유

먼저 계획을 세우기 전, '완벽한 계획 속에서만 완전한 자유'가 나온다 는 것을 알아야 한다. 시간 관리는 9할이 어떻게 효율적으로 계획을 세우는가에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. 짜임새 있는 촘촘한 계획은 삶을 옭아맬 것 같지만, 절대 그렇지 않다. 계획이 없다는 것은 무엇을 해야 할지를 모르게 된다는 뜻이어서 아웃풋을 만드는 실행행위에 온전히 시간을 쏟지 못하고 그 중간중간 머릿속으로 계획을 세워야 하므로 서로 방향이 다른 두 행동이 뒤섞여 결국 시간을 낭비하게 만든다.

 

이렇듯 시간 관리에서는 ①계획단계와 ②실행단계를 명확히 나누는 것이 무엇보다 중요하다. 이렇게 단계를 나눔으로써 단계별로 오로지 한 가지 행동을 하는데 모든 의식을 집중할 수 있고 일의 결과도 좋게 나올 수 있는 것이다. 계획단계에서는 미리 발생할 수 있는 모든 상황을 생각해 두어야 하고, 실제 실행단계에서는 계획에 따른 ‘실행’이라는 단 하나의 행동만 해야 한다.

 

대부분 의식하지 않고 있지만 이는 사람의 인지능력이 생각보다 높지 않다는 것 때문에 발생하는 문제다. 사람의 뇌는 멀티태스킹에 익숙하지 않고 한 번에 동시에 기억해서 처리할 수 있는 정보의 개수도 매우 적다. 1984년에 나온 컴퓨터에 요즘 나온 운영체제나 프로그램을 설치해서 실행하면 어떤 결과가 나올까? 연도는 적절히 자신이 태어난 해로 바꾸어 생각해보기 바란다.

 

사람의 지능의 한계나 사고체계는 지난 시간 동안 크게 바뀌지 않았지만 우리가 다루어야 할 정보의 질이나 양, 그로 인한 일들은 하루가 다르게 달라지고 있다. 이런 상황에서는 무리하게 여러 단계의 일을 한 번에 하는 것보다 오히려 접근법을 바꾸어 한 번에 단 하나의 일만을 처리하도록 일을 다듬는 것이 더 현명한 방법이라고 하겠다. 쉽게 말하자면, 컴퓨터를 바꾸는 것이 아니라, 그 컴퓨터에 맞게 일의 형태를 바꾸는 것이다. 시간을 잘 쓰는 방법의 결론은 결국 아래와 같아진다.

 

 

🔰 실패 없는 시간 관리의 3단계 STEP

1단계: 계획

첫 번째 단계는 계획이다. 계획단계에서는 일을 분류하고 우선순위를 매기는 작업이 핵심이다. 반드시 해야 할 일들과 굳이 하지 않아 되는 일을 분류하고, 반드시 해야 하는 일들을 어느 시간에 배치할 때 더 효율적 일지, 스스로 하는 것이 효율적 일지 다른 사람에게 맡기는 것이 효율적 일지를 정해야 한다. 이 과정에서도 중 요한 것은 사람의 인지능력에 한계가 있다는 점을 인식하고 일이 섞이지 않도록 명확하게 나누는 것이다.

 

계획을 짤 때는 매우 다양한 요소들을 고려하는데, 특히 아직 일을 시작하기 전 단계이므로 단지 일의 효율만을 생각해서는 안 되고 동기 부여의 면도 함께 고려해야 한다. 일의 배치에 따라 계획의 난이도가 달라지는데, 난이도는 동기부여에 큰 영향을 미치기 때문이다.

 

효율성과 만족감의 비중을 어떻게 설정하는가에 따라 시간 관리법의 색채가 달라진다. 이처럼 효율성과 만족감은 그 비중이 다를 뿐 어느 하나를 포기해서는 안 된다. 반드시 두 가지 모두 추구해야 한다. 만족감을 통해 일을 할 수 있는, 시간 관리를 할 수 있는 동력을 얻는 면이 있기 때문이다. 즐거움과 만족감 없이 일만 하는 삶을 상상할 수 있는가? 직장인의 경우라면 만족감을 위한 시간은 적금을 들듯 모아서 사용해야 하고, 극단적인 아웃풋과 장래의 큰 만족감이 강조되는 수험생 시절에는 보상의 의미로 최소한도의 현실적 즐거움과 만족감이 주어져야 한다. 그렇지 않으면 효율을 높이기도 전에 정신적 체력이 다해서 아무것도 할 수 없는 상황이 닥치게 된다.

 

2단계: 실행

두 번째 단계는 실행이다. 실행은 단적으로 집중력의 문제라고도 할 수 있다. 다만 시간 관리라는 목적에 맞게 적절히 변형해야 한다. 앞서 계획의 중요성에 대해 설명했듯이, 실행 단계에서도 사전 준비가 매우 중요하다. 어떤 마음가짐으로 실행에 임할지, 실행에 앞서 집중에 방해가 되는 것들을 어떻게 제거하거나 통제할지를 먼저 결정해야 한다. 그리고 실행단계에 들어와서도 계획과 실행이 섞이지 않도록 주의를 기울어야 한다.

 

3단계: 점검

세 번째 단계는 피드백, 즉 점검이다. 기존의 시간 관리법에서는 이 부분에 대해서는 크게 다루지 않았다. 어떤 모범적인 방식이 제시가 되고 얼마만큼 그것을 따라 할 수 있는지가 더 큰 관심사였다. 하지만 점점 개개인의 사고와 자유, 창의가 중시되면서 스스로 자신의 계획과 실행을 점검하고 평가하는 흐름이 생기기 시작했다. ‘다른 사람’이라는 추상적인 잣대로 ‘나’라는 구체적인 사람을 판단하는 것이 아니라, 내가 스스로 평가자가 되어 내 계획과 실행을 점검하게 된 것이다.

 

점검단계에서는 그 전제로 계획과 실행의 기록이 필요하다. 가뜩이나 사람은 머릿속으로 생각할 수 있는 양이 매우 적은데, 하루 또는 그 이상의 기간 동안 만든 지침과 실행 과정에서 일어난 일들을 다시금 떠 올리고 문제점을 인식하고 수정하는 게 불가능하기 때문이다. 그런데 통상 계획을 세우는 단계에서부터 그 고민의 결과물을 기록하는 것이 보통이기 때문에, 실제 기록의 대상은 실행단계에서의 성과와 문제점 등으로 한정된다.

 

점검은 다시 문제점을 인식하고 수정한 후 반영하는 세 가지 세부 단계로 나누어진다. 시간 관리법 외의 다른 분야에서는 문제점의 인식과 수정까지는 잘 이루어지지만 반영이 잘 이루어지지 않기 때문에 그 점에 대해 주로 설명하지만, 시간 관리법 분야에서는 문제점의 인식 단계부터가 문제 된다.

 

 

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뻔한 이야기 같지만 모든 시작은 기초가 단단한 것에서 시작된다. 계획을 세우고 실행하고 부족한 것은 없었는지 확인하고 다시 계획을 세우는 것이다. '뻔하다'는 것은 때로 오래, 많이 해온 방식이지만, 그만큼 효율적이기 때문에 다시금 선택을 받는 것이다. 그러니 나의 시간이 매번 정리되지 않고 중구난방으로 지나고 있다면, 우선 단계를 나눠보자. 단계를 나누지 않으면 '무엇을 해야 할지' 고민하게 되면서 시간과 에너지를 낭비하게 된다.

 

 

 

 

SUMMARY

• 시간 관리에는 크게 두 가지 흐름이 있다.

• 하나는 ‘해야 할 일’을 얼마나 ‘효율적’으로 하는가다.

• 다른 하나는 ‘하고 싶은 일’을 얼마나 ‘만족스럽게’ 하는가다.

• 과거에는 일의 효율성을 추구하는 흐름이 주류였지만, 최근에는 삶의 만족을 찾는 것이 새로운 흐름으로 떠올랐다.

• 시간 관리에서 가장 중요한 것은 단계를 나누는 것이다.

• 계획-실행-점검을 나누어야 한다.

• 단계를 나누지 않으면 ‘무엇을 해야 할지’ 고민하게 되면서 시간과 에너지를 낭비하게 된다.

 

 

 

* 출처: 일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다

 

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