[업무 모드 ON] 짧은 시간에 확실하게 일 끝내기

 

 

전보다 길게 느껴진 추석 연휴가 끝나고, 두 번의 대체 공휴일이 이어져 일할 시간이 물리적으로 줄었다.

기존에 5일 동안 해야 할 일을 3-4일 안에 끝내야 하는 상황.

 

지금 우리에게 필요한 건 쓸데없는 일은 최대한 버리고, 해야 할 일에 2배 집중하는 것이다. 짧아진 시간 안에 집중력을 높여 눈앞의 일을 빠르게 해치울 수 있는 4가지 입증된 방법을 소개한다. 

 

 

© damian zaleski

 

방법 1. 가짜일 제거하기(=시간을 벌 수 있다⏰)

우리는 주 52시간이 부족하게 느껴질 만큼 일하지만, 막상 일하는 시간을 분석해 보면 근무시간의 40% 이상이 버려진다고 한다. 그 이유 중 하나는 일하는 사람들이(나 포함) 가짜일을 만들어내고 바쁜 척하며 보여주기에 몰두하기 때문이라고.

 

이런 가짜일을 제거하면 일하는 시간을 벌 수 있다. 그렇다면 가짜일 이란 무엇일까?

일터에서 흔히 목격되는 가짜일 중 3가지 유형을 소개한다.

 

1) 보여주기 : 조직의 성과와 관련 없는 일이다. 눈치성 야근이 대표적이다.  2) 시간 끌기  : 의사결정과 실행을 뒤로 미루기 위해 검토 등을 핑계로 시간을 끄는 일이다. 회의를 위한 회의, 보고서 작성을 위한 보고서 등이 있다. "다시 검토해 봅시다"라는 말이 입에 붙어있다면 시간 끌기를 의심해야 한다. 3) 끌고 가기 : 혼자 책임지지 않기 위해 관련 없는 주변인들을 끌어들이는 일이다. 관련 없는 사람에게 메일을 보내거나 회의 참석을 요청하는 것이 이에 해당한다.

 

내 일, 혹은 우리 조직을 생각해 보자.

 

이러한 가짜일의 비중이 높다는 것은 일의 본질이 심하게 훼손되었음을 뜻하며, 이는 곧 성과로 이어지지 않는 일을 하고 있다는 것을 의미한다. 성과가 나려면 우선 가짜일 부터 걷어내야 한다.

 

* 가짜일 제거하는 법을 더 알아보려면 👉🏻 <이제부터 일하는 방식이 달라집니다> 

 

방법 2. 오늘의 업무 우선순위 정하기

오늘 할 일 리스트를 만들 때 많은 사람들이 실수하는 비효율적인 방법이 있다. 그것은 바로 중요도와 관계없이 해야 할 일들을 죽-죽- 나열하고, 쉽고 빠르게 끝낼 수 있는 일을 먼저 처리해나가는 것이다. 그렇게 되면 많은 업무를 한 것 같은 기분은 들지만 정작 중요한 일은 계속 미뤄질 수 있다.  

 

그렇다면 가장 좋은 방법은 뭘까? 그중 하나는 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower matrix)를 활용하는 것이다. 이는 긴급성과 중요도에 따라 할 일을 4개의 그룹으로 분류한다.

 

중요하고 긴급함 (즉시 수행) 중요하지만 긴급하지 않음 (할 시간을 정하십시오) 중요하지 않지만 긴급함 (다른 사람에게 위임) 중요하지 않고 긴급하지 않음 (제거)

 

 

이 도구를 활용해 슈가슈가의 하루를 아래와 같이 계획해 보았다.

 

중요하고 긴급함 - 뉴스레터에 들어갈 글을 오늘까지 마감 후, 다음 담당자에게 전달하여 편집이 되도록 한다. 내가 처리한 이후에 다음 담당자가 이어 업무를 해야 할 것들을 우선 처리하는 것. 중요하지만 긴급하지 않음 - 12월에 진행할 이벤트를 10월부터 매주 월요일마다 준비한다. 중요하지 않지만 긴급함 - 사내 메신저로 들어오는 문의나 질문에 답변한다. 중요하지 않고 긴급하지 않음 - 개인 카톡 프로필 사진을 변경한다.

 

간단해 보이지만 이 도구는 아이젠하워 대통령이 한 국가를 이끌어가는 데 도움이 되었으며, 집중력과 생산성을 크게 향상할 수 있었다고 한다. 작게는 오늘의 우선순위를 정하는데 활용하고, 크게는 분기별, 연도별 계획으로도 확장 가능하다. 

 

 

 

방법 3. 일의 마감 시한 설정 

파킨슨의 법칙에 따르면 작업 완료 시간에 따라 실제 작업이 결정된다고 한다. 내가 이 업무를 '3주 안에 끝내겠다'라고 계획하면 3주가 소요될 수 있지만, 2달로 길게 잡으면 미루려고 하는 틈이 생기고, 일을 진행하는데 별로 영향이 없는 쓸데없는 일을 만들어 걱정만 하게 될 가능성이 높다.

 

가령, 마케팅 프로젝트를 기획하는데 2달을 잡으면 상사에게 보고하기 위한 프레젠테이션의 글꼴 같은 것들까지 신경 쓸 수 있지만, 3주 밖에 없다면 이런 것들은 덜 중요해지는 것이다.  

 

이렇듯 업무나 프로젝트에 시간제한을 설정하면 보다 창의력을 발휘할 수 있게 된다. 생각보다 결과에는 큰 영향이 없는 소소한 사항들을 제거하고, 가장 가치 있는 핵심 작업에 집중할 수 있어 시간을 단축할 수 있다.

 

따라서 작업을 계획할 때 기존에 진행했던 시간보다 10-20%정도 짧게 시간제한을 설정해보고, 결과가 어떻게 나오는지 확인해보자. 특별히 결과물의 질이 저하되지 않았다면 그다음 작업 계획에서 10%씩 마감 기한을 줄여보고, 결과물의 질을 유지하는 선에서 얼마나 빨리 할 수 있는지 계속해서 점검해야 한다. 

 

 

 

방법 4. 집중 업무 시간과 쉬는 시간의 명확한 분리

집중 업무 시간을 위해 슈가슈가가 아하레터를 마감할 때마다 활용하고 있는 'KMN 40+20 작업법'을 소개한다. 집중 시간에는 모든 방해 요소를 차단하고 목표한 일을 끝내버리는 작업 방식으로 매우 효과적이다.(여러 번 소개해도 가치가 있다고 생각할 만큼 매력적✨) 

 

이렇게 시작해 봅시다.

 

위 2번에 소개한 아이젠하우어 매트릭스를 활용해, 1) 하루 일과 중 중요하게 끝내야 하는 일과 2) 언제 까지 해야하는지 시간 제한을 만든다.(ex. 아하레터 콘텐츠를 오늘 오후 3시 안에 무조건 마감한다!)   집중 방법은 여러가지가 있지만 여기서는 김명남 번역가의 KMN 40+20 작업법을 소개한다. 이는 40분 집중 업무시간과 20분의 휴식시간을 뜻하며, 이 1번의 사이클(=1 KMN)을 원하는 만큼 반복하면 된다. 단 하루에 8회 이내로 해야 효과적이다. 그럼, 40+20 작업법은 어떻게 하는 건가요? 1) 하루에 몇 KMN을 하겠다고 정한다(예: 8KMN) 2) 쪽지에 그 횟수만큼 숫자를 쓴다(예: ➀➁➂➃➄➅➆➇). 3) 몇 시든 좋으니 정각에 자리에 앉는다(예: 오전 10시). 4) 40분 후 알려주도록 설정된 타이머를 켠다. 5) 40분간 집중해서 작업한다. 6) 타이머가 울리면 무조건 일어난 뒤, 1KMN을 했다고 표시한다(예: ➊➁➂➃➄➅➆➇). 7) 20분 쉬면서 다른 일을 한다. 8) 다시 정각이 되면(예: 오전 11시) 무조건 자리에 앉는다. 9) 4)~8)에서 한 사이클을 목표 횟수만큼 반복한다(예: ➊➋➌➍➎➏➐➑). 10) 하루 일을 마감한다(예: 오후 6시). ※ 40+20 작업법을 효과적으로 쓰려면!  40분 집중 시간에는 무조건 카톡과 이메일 알람을 꺼야한다. 일단 스마트폰 자체를 멀리 둔다. 사무실이라면 이어폰을 활용해 소음을 차단해도 좋다.  사무실 등 함께 일하는 환경이라면 집중 시간에는 서로 방해하지 않도록 공유한다.

 

 

일할 시간이 생각보다 적다면, 다양한 방법을 동원해 그만큼 더 집중해 끝내면 된다. 다소 피곤하지만 곧이어 있을 휴식을 생각하면 어디선가 에너지가 생긴다.

집중을 잘 하면 일과 삶의 밸런스가 좋아지며, 업무 능력이 향상된다. 하지만 이 집중이란 단순히 '지금부터 집중해야지! 업무 모드 ON! 한다고 바로 켜지는 것이 아니다. 철저한 계획하에 스스로를 집중 상태로 들어갈 수 있도록 노력해야 한다.

 

 

 

참고

- 글 회사에서 집중력을 높이는 4가지 입증된 방법

- 글 김명남 번역가의 40+20 작업법

- 책 <이제부터 일하는 방식이 달라집니다>