일이 막막할 때, 업무 버퍼링을 해결하는 방법 3

 

열심히 계획대로 일을 하다가도 갑자기 머리가 복잡해지면서 일이 잘 안 풀리게 될 때가 있다. 해야 할 일이 너무 많거나 내가 처리하기 어렵다고 느껴질 때 종종 그런 상황이 생기는데, 이렇게 사고 작용이 멈추는 것을 컴퓨터 용어로 ‘버퍼링이 걸린다’ 또는 줄여서 ‘버퍼링’이라고 한다.

 

일이 막막할 때, 우리는 왜 머리가 하얗게 변하면서 멍해지는 걸까. 업무 버퍼링이 오면 누군가 질문을 해도 동문서답으로 답하는 엉뚱한 상황이 벌어지기도 하고, 평소라면 하지 않을 큰 실수를 순간적으로 하기도 한다. 우리가 업무를 하며 자꾸 버퍼링에 걸리는 이유와 버퍼링에서 벗어나는 방법 세 가지를 알아보자.

 

 

 

 

💭 우리가 업무 버퍼링에 걸리는 이유

 

① 첫째는 현재 할 일이 무엇인지를 명확하게 모르는 경우다.

이 경우는 겉으로는 하나의 일만을 하고 있는 것 같지만, 실은 온전히 계획을 실행하는 일만 하고 있는 것이 아니라, 머릿속으로 동시에 새로운 계획을 세우는 일도 함께하고 있으므로 일에 속도가 붙을 수가 없다. 따라서 이 경우에는 반드시 멈춰서 실행단계에서의 세부계획을 재점검해봐야 한다.

 

② 둘째는 현재 하고 있는 일의 방향성에 대해 의구심이 생긴 경우다.

이럴 때는 ‘바쁠수록 돌아가라’는 말처럼 잠시 일을 멈추고 천천히 호흡을 하면서 잠시 머리를 이완시키고 일의 방향성을 점검해보는 시간을 갖는 것이 좋다. 일의 완성도라는 것은 방향성에 따라 크게 좌우가 되는데, 내 직감이 보내는 신호를 무시하고 일을 하다가 엉뚱한 결과를 내는 것보다는 잠시 시간을 내어 그 신호가 무시해야 할 것인지 참고해야 할 것인지를 가리는 것이 더 현명하다.

 

결국 ‘바쁠수록 돌아가라’는 말은 정말로 다른 길로 돌아가서 일을 그르치라는 의미가 아니라, 바쁜 마음에 방향을 잘못 판단하여 서두를 경우 완전히 잘못된 목표에 도달할 수 있으므로, 차라리 조금 시간이 걸리더라도 다른 길까지 검토하여 현재 내가 정확한 방향으로 가고 있는지를 점검하라는 의미다.

 

③ 셋째는 일을 할 수 있는 정신적 동력을 상실한 경우다.

이럴 때는 무리하게 일을 해서 전체적인 퀄리티를 낮추는 것보다 잠시간의 휴식으로 에너지를 보충하여 퀄리티를 높이는 것이 더 바람직하다.

 

 

 

💭 실행 도중의 버퍼링을 해결하는 방법

 

 잠시 멈춰서 세부계획 재점검하기 

일을 하고는 있는데 다음에 해야 할 일이 명확하지 않을 때는, 반드시 멈춰서 실행단계에서의 세부계획을 재점검 해봐야 한다. 처음 이 업무의 목적이 무엇이었는지, 목적까지 가기 위해 사전에 세웠던 계획이 무엇인지 체크하다 보면 상황이 분명해진다.

 

그래서 처음 업무를 세울 때 계획이 자세하고 명확 할수록 좋다. 큰 덩어리의 일이라면 작게 세분화해, 일의 크기를 감당 가능하도록 작게 만드는 것이 중요하다. 큰 목표 안에 하부 업무 그룹이 있고, 그 아래에 아주 작은 업무들이 있는 것이다. 감당 가능한 작은 것들을 해내다 보면, 어느새 업무의 최종 목표까지 닿을 수 있다.

 

더불어 업무 시 한 단계에선 하나의 일만 하는 연습을 하는 것이 좋다. 사람이 한 번에 할 수 있는 일의 개수가 3-4개라고 해도, 항상 한 번에 하는 일의 개수를 1개로 만드는 습관을 가지자. 우리의 머리는 컴퓨터가 아니기 때문에 동시에 중요한 일을 처리하다 보면 실수가 발생하게 된다. 또한 한 가지 일에만 집중하다 보면, '일이 너무 많다'라고 생각되어 발생하는 업무 버퍼링 현상을 조금은 막을 수 있다.

 

 

 

 기준을 가지고 거절하기 

현재 하고 있는 일의 방향성에 대해 의구심일 생길 경우, 내가 가고 있는 방향이 맞는지, 방향을 방해하는 것은 없는지 생각해 보자. 시간 확보를 잘 못하는 사람들에겐 큰 공통점이 있다. 바로 거절에 익숙하지 않다는 것. 직장 생활에서 동료들의 은근한 담배나 휴식 동참 권유, 갑작스러운 잡무 처리 부탁 등이 있을 때 상대방과의 관계가 망가질까 봐 우려하는 등의 이유로 거절을 하지 못하는 경우가 많다.

 

거절을 잘하지 못해 다른 사람의 부탁을 들어주다 보면 자신의 일은 제대로 처리하지 못해 시간 관리를 실패하게 되어 야근을 하는 등 본래의 계획을 초과하여 일을 하는 경우가 많다. 호의를 베풀었음에도 과도한 업무라는 나쁜 결과가 발생하는 것이다. 이런 점을 해결하기 위해서는 무엇보다도 기준을 명확히 하는 것이 중요하다.

 

①부탁이나 요구가 있을 때는 수락하거나 거절하기 전에 잠시 멈추어 생각하는 습관을 만들어야 한다.

②그리고 먼저 현재 내가 해야 하는 일이 얼마나 남았고 그것을 모두 하는 데 얼마만큼의 시간이 걸릴지를 생각한다.

③내가 도와줘도 내 일에 지장이 없는 상황이라면, 승낙을 한 경우에 나와 상대방에게 발생할 이익, 거절을 한 경우 나와 상 대방에게 발생할 불이익을 생각해본다. 

④비교 결과 끝에 거절을 해야 하는 상황이라면 ‘샌드위치 기법’에 따라 거절을 하자. 샌드위치 기법이란 간단히 말하면 상대방의 부정적인 행동에 대해 기분이 나쁘지 않은 말 → 정말로 하고 싶은 말 → 다시 기분이 나쁘지 않은 말로 마무리를 하는 것이다.

 

더불어 거절을 못하는 것은 단순히 상대방을 배려하거나 더 신경 쓰는 것이 아니라 나를 배려하지 않는 행동, 즉 나와의 약 속을 깨는 행동이다. 처음에는 다소 불편하더라도 나와의 약속을 지키지 못했다는 불만족이 쌓이고 그것이 내 인생에 영향을 미치기 전에, 적절하게 거절을 하는 것에 익숙해질 필요도 있다.

 

 

 일의 진정한 효율, 휴식  

 

버퍼링이 심해질 때는 무리하게 일을 해서는 안된다. 제대로 판단이 되지 않을 때 중요한 것을 결정해 버린다면 전체적인 퀄리티가 낮아지고, 이는 회사에서 나의 신뢰와 연결되기도 하기 때문. 이럴 때는 잠시 휴식을 취하는 것이 좋다. 바쁘더라도 잠시 회사 밖에 나가서 숨을 돌리고 온다거나, 휴게실에서 멍하게 있다거나, 동료와 짧은 대화를 하며 잠시 스스로에게 틈을 주는 것이 중요하다.

 

업무를 하다가도 중간중간 어떤 일이 마무리되거나 어려운 일을 해냈을 때, 휴식을 스스로에게 부여해야 한다. 휴식 또는 재충전은 당장은 쓸데없어 보이지만 그것이 결국에는 진정한 효율, 즉 유효함을 불러오기 때문이다. 방전된 에너지를 채워 퀄리티를 높이는 것이 무엇보다 중요하다. 충분히 숨을 돌려야, 주어진 목표를 향해 차근차근 다시 가볼 힘도 생기는 것이다.

 

 

 

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* 출처> 일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다

 

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